Aus dem Geschäftsbereich Krankenhaus | Medizinischer Dienst Hessen

Schnittstelle zwischen Teams, IT und Krankenkassen –

Daniela Werkmann und Nadine Hänisch helfen im Einzelfall und bringen gleichzeitig das System voran

Fachsupport GB KH Digitalisierung und IT-Prozesse – was zunächst einmal etwas sperrig klingt, ist eine große Unterstützung für die Mitarbeitenden im Geschäftsbereich Krankenhaus. Denn mit Nadine Hänisch und Daniela Werkmann gibt es zwei solcher „Supporterinnen“, die seit 2022 an der Schnittstelle zwischen den Teams, dem Servicebereich Informationstechnologie sowie den Krankenkassen wichtige Aufgaben wahrnehmen.

Nadine Hänisch ist gelernte Medizinische Fachangestellte und seit Juli 2019 beim Medizinischen Dienst Hessen, zunächst als Auftragsmanagerin in Gießen. Daniela Werkmann hat eine Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation absolviert und ist bereits seit 2013 im Medizinischen Dienst Hessen beschäftigt. An ihrem Einsatzort in Darmstadt hat auch sie ebenfalls im Auftragsmanagement gearbeitet und war in dieser Funktion auch als DV-Ansprechpartnerin tätig.

Im Frühjahr 2022 haben beide dann die Chance ergriffen, die Betreuung des damaligen LE-Portals zu übernehmen, woraus sich später die Stellen als Fachsupport entwickelt haben. Im Interview erzählen sie, wie ihr Alltag aussieht und was sie für die Entwicklung des Systems als solches leisten können.

MDH: Was hat Sie beide dazu bewogen, diese Stellen im Fachsupport für den Geschäftsbereich Krankenhaus zu übernehmen?

N.H.: Ich habe immer ein großes Interesse daran gehabt, Abläufe und Prozesse zu hinterfragen und Verbesserungspotenziale zu erschließen. Ich wurde dann aktiv angesprochen, ob ich mir nicht vorstellen könne, diese neue Aufgabe zu übernehmen.

D.W.: Bei mir war es ähnlich, mich hat die Geschäftsbereichsleitung auf die Stelle aufmerksam gemacht. Durch meine Vorerfahrung als Teamansprechpartnerin für EDV-Fragen war es eine optimale Möglichkeit der Weiterentwicklung für mich.

MDH: Wie sieht ein typischer Arbeitstag bei Ihnen aus?

D.W.: Unser Tag beginnt meist mit einem Blick in unser gemeinsames E-Mail-Postfach. Dort bekommen wir verschiedene Anfragen, um die wir uns kümmern. Oft sind es Fehlermeldungen im System, die wir in der Regel selbst beheben können. Wenn wir jedoch an unsere Grenzen stoßen, haben wir einen kurzen Draht zum Servicebereich Informationstechnologie. Die Kolleginnen und Kollegen dort wissen, dass wir nur mit wirklich schwierigen Fragestellungen auf sie zukommen. Darüber hinaus gibt es einige spezielle Anforderungen – zum Beispiel bei der Erfassung von Krankenversichertennummern – die wir oft schneller lösen können als die einzelnen Teams. Oder es fehlen Unterlagen der Krankenhäuser im System, auch da haben wir nochmal andere Möglichkeiten danach zu suchen und sie sozusagen an den richtigen Ort zu schieben.

N.H.: Ergänzend überprüfen wir auch die eingehenden Dokumente der Krankenhäuser. Hessen ist derzeit das einzige Bundesland, das mit allen Krankenhäuser digital vernetzt ist. Allerdings ist die Qualität in der Übermittlung der Unterlagen oft sehr unterschiedlich, sodass wir hier nacharbeiten, um die Arbeit für die Teams zu erleichtern. In regelmäßigen Meetings mit den Krankenhäusern suchen wir dann auch gemeinsam nach Lösungen, um die Digitalisierung voranzutreiben und damit Synergieeffekte auf beiden Seiten zu schaffen.

MDH: Wo genau sehen Sie die Abgrenzung zum Servicebereich Informationstechnologie?

D.W.: Wir arbeiten an der Schnittstelle zwischen IT, Krankenhäusern und unseren Teams. Die IT profitiert davon, dass wir viele Nutzeranfragen sozusagen im Vorfeld abfangen und reagiert im Gegenzug sehr schnell, wenn wir dann wirklich einmal nicht weiterhelfen können.

N.H.: Diese enge Zusammenarbeit ist für unsere Arbeit von entscheidender Bedeutung. Sie hilft uns nicht nur bei Problemen, sondern trägt auch dazu bei, unsere Prozesse insgesamt effizienter zu gestalten.

MDH: Wie ist Ihr Nutzen für die Teams?

N.H.: Wir merken, dass die Teams unsere Arbeit hier sehr schätzen, insbesondere den schnellen Zugriff auf unsere Ressourcen. Wir helfen schnell und unbürokratisch und sorgen auch perspektivisch dafür, dass sich Prozesse verbessern. Umgekehrt profitieren wir aber auch von dem engen Austausch mit dem Auftragsmanagement. So werden Fehler oft frühzeitig erkannt und das Ausmaß kann dadurch oft geringgehalten werden. Wir testen auch gerade die neue Branchensoftware und stehen hier in einem engen Austausch mit der Geschäftsbereichsleitung, dem Servicebereich Informationstechnologie und der Stabsstelle „Prozessmanagement und Digitale Transformation“. Auch hier lassen wir Anforderungen der Teams einfließen, damit das Produkt am Ende für die Kollegen im Geschäftsbereich Krankenhaus gut einsetzbar ist.

D.W.: Und auch für das Auftragsmanagement sind wir Ansprechpartnerinnen. Wir nehmen beispielsweise an den Sitzungen der Leitungen Auftragsmanagement teil, damit die Kolleginnen und Kollegen uns ihre Anforderungen mitteilen und wir gemeinsam schauen können, wie wir Verbesserungsvorschläge in die konkrete Umsetzung bringen. Hier hilft uns natürlich auch unsere Erfahrung, da wir ja beide aus dem Auftragsmanagement kommen und die Abläufe sehr gut kennen.

MDH: Frau Hänisch, Sie sind jetzt seit 1. November 2024 als Projektmanagerin/Koordinatorin Digitale Transformation zur Stabsstelle „Prozessmanagement und Digitale Transformation“ gewechselt. Wie wird sich das auf Ihre Zusammenarbeit mit dem Fachsupport auswirken?

N.H.: Wir werden nach wie vor viele Berührungspunkte haben. Insbesondere, wenn wir im nächsten Jahr damit beginnen, die neue Branchensoftware einzuführen. Hier werden wir wahrscheinlich mit der pilotierten Umstellung eines Krankenhauses beginnen. Dann werden mir auch die Erfahrungen, die ich hier in den letzten zweieinhalb Jahren sammeln konnte, sehr zugutekommen.

MDH: Ihnen beiden herzlichen Dank für das Gespräch und weiterhin gutes Gelingen für Ihre wichtige Schnittstellenarbeit.

Daniela Werkmann (l.) und Nadine Hänisch (r.) haben eine wichtige Schnittstellenfunktion inne.